Comment stocker en toute sécurité les données sensibles de votre entreprise ?
Étant donné l’importance des données pour le succès d’une entreprise, il est essentiel de garantir un moyen sûr et fiable de les stocker. De nombreuses petites entreprises choisissent de déplacer leurs données vers le cloud, ce qui permet d’y accéder à partir de n’importe quel appareil, de n’importe où, à tout moment. Bien que ces avantages du stockage en ligne soient évidents, certains entrepreneurs restent fidèles aux systèmes de stockage traditionnels sur des ordinateurs de bureau. Mais quels sont les risques liés à cette approche et quels sont les avantages des solutions en ligne ?
- Facteur humain et oubli
La protection des données sur un ordinateur de bureau, comme les mises à jour régulières de sécurité et les sauvegardes, est cruciale pour protéger les données contre les menaces informatiques. Cependant, ces processus dépendent souvent de la précision humaine, et étant donné que les entrepreneurs sont souvent surchargés de travail, il est facile de négliger ces étapes essentielles. Une mauvaise protection des mots de passe, des sauvegardes oubliées ou des ordinateurs non protégés peuvent rapidement entraîner de graves menaces de sécurité.
En revanche, les systèmes de comptabilité en ligne effectuent automatiquement des sauvegardes de données et des mises à jour régulières, réduisant ainsi le risque d’erreurs humaines. Vos données sont automatiquement protégées, même si vous oubliez une étape de sécurité.
- Méthodes de protection obsolètes et menaces de sécurité
Lorsque les données ne sont pas stockées sur une plateforme en ligne sécurisée, vous dépendez de votre propre réseau et pare-feu pour protéger les informations. Même si vous effectuez des sauvegardes régulières de votre ordinateur, les données financières et autres informations sensibles peuvent être compromises par des attaques ou infectées par des virus. Les logiciels malveillants peuvent pénétrer dans votre réseau et compromettre l’ensemble du système, ce qui peut avoir des conséquences catastrophiques pour votre entreprise.
Avec la comptabilité en ligne, toutes vos données sont stockées sur des serveurs hautement sécurisés, protégés par des pare-feu avancés et des protocoles de sécurité réguliers. Si une attaque survient sur votre appareil, vos données restent sécurisées dans le cloud.
- Catastrophes imprévues (naturelles ou humaines)
Il est impossible de prévoir ce qui va se passer dans l’avenir. Des incendies, des inondations, des tremblements de terre ou même des cambriolages peuvent détruire l’équipement physique et, potentiellement, toutes vos données. Même si vous effectuez régulièrement des sauvegardes sur des appareils externes, il y a toujours un risque que ces appareils soient physiquement endommagés.
L’un des plus grands avantages du stockage en cloud est que les données sont souvent stockées à plusieurs endroits, assurant une protection contre les catastrophes physiques. Si quelque chose se passe dans un site, les données restent sécurisées sur d’autres serveurs, peu importe où vous vous trouvez.
- Erreurs de saisie manuelle des données
L’utilisation d’outils comptables traditionnels, comme des feuilles Excel, nécessite une saisie manuelle des données, un processus long et sujet aux erreurs. De plus, il n’est pas toujours facile de suivre précisément les statistiques sur les revenus, les dépenses ou les clients, ce qui peut entraîner des décisions financières inconscientes.
Les systèmes de comptabilité en ligne traitent automatiquement les données, minimisant les erreurs humaines. Les fonctionnalités intégrées de génération de rapports et d’analyse permettent aux entrepreneurs de suivre leurs finances en temps réel, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées. De plus, les systèmes en ligne permettent une collaboration instantanée avec le comptable ou d’autres membres de l’équipe, car toutes les données et rapports sont accessibles à tout moment.
- Accès aux données et contrôle
L’un des défis majeurs des systèmes de bureau traditionnels est de garantir l’accès aux données. Qui a accès aux feuilles de comptabilité, aux rapports financiers, aux devis ou aux factures ? Dans les petites entreprises, où le nombre d’employés est généralement réduit, il peut être plus facile de contrôler cet accès, mais cela nécessite encore une attention particulière.
Les systèmes de comptabilité en ligne permettent de définir différents niveaux d’accès pour chaque utilisateur. Cela signifie que vous pouvez contrôler qui a accès à quelles données et fonctions. En tant que propriétaire de l’entreprise, vous pouvez choisir qui a uniquement accès aux rapports financiers, et qui peut modifier les données ou effectuer d’autres tâches administratives. Ce type de contrôle améliore la sécurité de vos données.
Conclusion
Bien que le stockage traditionnel des données sur un ordinateur de bureau reste une option pour certaines entreprises, les solutions cloud offrent des avantages considérables en matière de sécurité, de flexibilité et de gestion des données. La comptabilité en ligne et le stockage des données permettent un meilleur suivi des finances, réduisent le risque d’erreurs humaines et d’incidents physiques, et augmentent la protection contre les menaces informatiques. En fin de compte, stocker vos données dans le cloud permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de rendre votre entreprise plus sûre et mieux préparée pour sa croissance future.
